Perkuat Tata Kelola Kearsipan, Bawaslu Klaten Audiensi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Klaten

Klaten – Dalam upaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip kelembagaan, Bawaslu Kabupaten Klaten melaksanakan audiensi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Klaten pada Kamis, 10 Juli 2025. Kegiatan berlangsung di Ruang Rapat Dispersip dan menjadi langkah awal strategis untuk memperkuat sinergi antar lembaga dalam pengelolaan arsip yang tertib, sah, dan sesuai regulasi.

Audiensi ini dihadiri oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Klaten, Arif Fatkhurrokhman, Kepala Sekretariat Bawaslu Klaten Cahyo Febriyanto Tadhery, serta sejumlah staf sekretariat. Dari pihak Dispersip, hadir langsung Kepala Dinas Pramana A.W., didampingi Kepala Bidang Kearsipan Agustina dan lima orang staf.

Dalam sambutannya, Kepala Dispersip Klaten Pramana A.W menyampaikan bahwa pengelolaan arsip harus mematuhi ketentuan hukum, terutama dalam hal pemusnahan arsip yang wajib melalui Surat Keputusan (SK) Bupati dan dilakukan oleh pihak ketiga yang ditunjuk secara resmi. Pramana juga menekankan pentingnya penilaian masa retensi arsip agar tidak menimbulkan permasalahan hukum di kemudian hari.

Ketua Bawaslu Kabupaten Klaten, Arif Fatkhurrokhman menyampaikan apresiasi atas sambutan yang hangat dari Dispersip dan menjelaskan bahwa pihaknya tengah menghadapi keterbatasan ruang penyimpanan arsip. Oleh karena itu, Bawaslu Klaten memerlukan pendampingan dari lembaga kearsipan daerah dalam memilah arsip yang layak dimusnahkan dan yang masih perlu disimpan.

“Bawaslu Klaten sangat membutuhkan dukungan teknis dari Dispersip. Arsip yang kami miliki sebagian besar merupakan dokumen dari tahun-tahun sebelumnya, dan kami tidak memiliki ruang memadai untuk penyimpanan jangka panjang. Kami berharap bisa mendapatkan pendampingan serta menjalin kerja sama formal ke depan,” ujar Arif.

Senada dengan hal tersebut, Kepala Sekretariat Bawaslu Klaten, Cahyo Febriyanto Tadhery menjelaskan bahwa arsip-arsip milik Bawaslu Klaten saat ini disimpan sementara di gudang BPBD Kabupaten Klaten. Beberapa hari sebelumnya, tim dari Bawaslu telah melakukan inventarisasi dan mulai melakukan proses digitalisasi arsip sesuai dengan arahan Bawaslu Provinsi Jawa Tengah.

“Namun, kami masih belum memiliki pejabat atau pengelola arsip yang ditunjuk secara resmi. Maka dari itu, kedatangan kami hari ini juga bertujuan untuk meminta pendampingan Dispersip agar pengelolaan arsip kami berjalan sesuai kaidah kearsipan,” jelas Cahyo.

Menanggapi hal tersebut, Kabid Kearsipan Dispersip, Agustina menegaskan bahwa pihaknya siap memberikan pembinaan dan pendampingan meskipun dengan keterbatasan sumber daya. Saat ini, Dispersip hanya memiliki lima orang arsiparis untuk membina seluruh OPD di Kabupaten Klaten. Ia juga menjelaskan bahwa pengelolaan arsip harus dimulai dari inventarisasi arsip aktif dan inaktif, serta penunjukan pengelola arsip yang ditetapkan melalui SK Kepala Satuan Kerja.

“Silakan Bawaslu segera mengirimkan surat resmi permohonan pendampingan. Kami akan pelajari terlebih dahulu jenis arsip yang dimiliki. Selain itu, Bawaslu perlu menyiapkan ruang penyimpanan sementara untuk arsip yang akan diserahkan ke record center. Dan perlu diingat, arsip yang disimpan adalah yang asli,” jelas Agustina.

Audiensi ini ditutup dengan komitmen kedua belah pihak untuk terus berkoordinasi dalam waktu dekat. Bawaslu Klaten akan segera menindaklanjuti dengan surat permohonan pendampingan dan penunjukan pengelola arsip internal. Upaya ini diharapkan menjadi langkah nyata menuju tata kelola kearsipan yang akuntabel dan profesional dalam mendukung kerja-kerja pengawasan Pemilu dan demokrasi lokal di Kabupaten Klaten.