Pelatihan Manajemen Pengarsipan bersama Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten

     Klaten 5/8/19 Arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

     Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

     Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master ” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

     Mengingat pentingnya manajemen pengarsipan, bawaslu Kabupaten Klaten bekerjasama dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten mengadakan pelatihan terkait dengan pengarsipan dokumen pada dokumen yang sudah tidak aktif yaitu dokumen Pemilihan Gubernur pada  Tahun 2018 silam.

       Pada pelatihan yang berlangsung 3 hari tersebut sedari hari selasa tanggal 5 s/d 7 Agustus 2019 pada hari pertama diisi oleh Isnan sebagai pemateri dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten. "Kita akan mempelajari ilmu yang sedikit, namun dengan yg sedikit membutuhkan ketelitian dan pemahaman extra," jelasnya. Pelatihan manajemen pengarsipan tersebut melibatkan pimpinan dan staf Dinas Arsip dan Perpustakaan Klaten serta Pimpinan dan seluruh staf bawaslu klaten, dengan tujuan semua dapat memahami manajemen pengarsipan dokumen sebab dalam sekali penyelenggaan  pemilu menghasilkan berbagai dokumen yang kesemuanya berkesinambungan.

     Di akhir pelatihan  terdapat beberapa tumpuk dokumen yang belum terselesaikan dalam pendataan dokumen Pemilihan Umum Gubernur Jawa Tengah Tahun 2018 dilanjutkan oleh staf bawaslu  agar semakin mantap dalam pemahaman manajemen pengarsipan. Dengan selang waktu satu minggu Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten akan bertolak ke kantor Bawaslu Kab. Klaten untuk melanjutkan pengecekan dan pengangkutan dokumen yang telah didata untuk disimpan di kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten

/Humas Bawaslu Klaten.